Por Chris Lockhart, Director do Grupo de Gestão de Pontos
Os Arquitetos de Empresas estão no anzol para uma variedade de tarefas. Tipicamente, estão envolvidos na definição das capacidades empresariais atuais e futuras, trabalhando com processos empresariais e os seus capacitadores técnicos, lidando com fontes de dados e apoio à decisão com base neles, pastoreando várias aplicações e como interagem entre si, bem como com outros produtos e serviços. Estão também envolvidos em várias iniciativas e transformações de mudança, ajudando a orientar projetos à medida que fornecem produtos e serviços, e geralmente trabalham para assegurar que a carteira global da empresa seja executada com a devida diligência em termos de risco e custo.
A palavra “arquitetura”, neste sentido, pode assumir uma variedade de significados, dependendo do contexto.
Um dos maiores erros que um Arquiteto de TI pode cometer é, não reconhecer que operam nesta maravilhosa, terrível, variada paisagem de âmbito e contexto. Quando isto acontece, muitas vezes não conseguem fornecer informações ao nível certo de detalhes para o seu público. Isto ocorre tipicamente com assuntos que podem ser complexos, detalhados, amplos ou vagos. Também envolve tipicamente o Arquiteto de TI responder a cada pergunta com um cobertor “Depende…” (porque sejamos francos, muitas vezes depende).
Errar o nível de detalhe faz com que o público perca o interesse e reduz o seu nível de confiança e conforto com o conteúdo apresentado. Se houver um apelo à ação incluído como parte da mensagem, uma audiência que não compreende o que lhe é dito ou pedido é menos provável que atue, ou se preocupe.
Uma audiência que não se importa é uma má notícia para uma EA.
Então, quais são algumas coisas que uma EA precisa fazer quando apresenta uma audiência para garantir que se preocupa com o que será dito?
Obter dados:
Mesmo uma mera opinião ou hipótese, é baseada em alguma base de dados
O que quer que diga ao público em questão, não faz sentido, a menos que se baseie numa base de dados. Os dados podem ser de natureza qualitativa ou quantitativa, podem ser matematicamente precisos ou direcionais e espontâneos, mas sem algo que estabeleça a sua história como fundamentada na verdade, vai se deparar como não preparado ou pior. Em qualquer caso, o seu caso será entendido como inventado, não fidedigno e efémero. Por extensão, também será percebido dessa forma.
Os dados subjacentes a qualquer que seja o seu discurso, virão naturalmente de locais diferentes, dependendo da situação. Um caso comercial ou questão relacionada com custos dependerá invariavelmente de dados de Finanças, Contabilidade ou do Gabinete de Gestão de Fornecedores, por exemplo. A apresentação de informação relacionada com o estado do programa ou do projeto exigirá dados provenientes do JIRA ou Planview ou de qualquer ferramenta que esteja sendo utilizada. As visões de arquitetura dependerão da informação de um Empresário, Equipe de Produto, Data Steward, Equipe de Aplicação ou outros Arquitetos. A ideia principal aqui é que, há dados que formam a base do ponto que está tentando fazer. Mesmo uma mera opinião ou hipótese, é baseada em alguma base de dados. Talvez não seja necessário apresentar os dados em si, mas é preciso utilizá-los e referenciá-los.
Conheça o seu público
Conhecer o público de quase qualquer situação pareceria ser primordial. Sabemos intuitivamente que este é um requisito
Isto parece quase como um “nobrainer” ou mesmo um tropo. Conhecer o público de quase qualquer situação pareceria ser primordial. Discurso de casamento, reportagem de livro, artigo de revista, discussão de arquitetura. Todos precisam saber com quem irão falar e o que essas pessoas poderão estar mais interessadas em ouvir. Sabemos intuitivamente que este é um requisito e, no entanto, é frequentemente falhado como um elemento da narração da história.
Os arquitetos (empresariais ou não) preocupam-se invariavelmente com o material que estão discutindo. O erro é acreditar ou assumir que o público se preocupa tão atentamente. Eles podem. Eles podem já estar familiarizados com o conteúdo. Isto pode ser simplesmente uma atualização do estado do último projeto de transformação digital e todos estão familiarizados com o assunto em questão. E, no entanto, mesmo nestes cenários, há normalmente uma ou duas pessoas que não participaram de todas as reuniões ou prestaram a mesma atenção aos pontos mais delicados. Em geral, a audiência não vai se importar automaticamente tanto com o material como o Arquiteto apresenta.
A chave para este passo é normalmente o mais difícil de todos os pontos abordados neste artigo. A chave é a empatia. Pensar no que faria ou no que estaria interessado se fosse o ouvinte, não é empatia. Isso é simplesmente projetar o seu próprio espaço de cabeça sobre a audiência. Tentar compreender como essa pessoa está recebendo a sua informação é a chave. Porque se preocupam, em que aspectos estarão interessados. Para o fazer, é necessário saber antecipadamente com quem irá falar e conhecer o seu passado, a sua formação, a sua posição profissional, os seus problemas ou problemas com o assunto em questão… saber, com efeito, através de que lente irão visualizar o seu conteúdo.
No seu livro “Supercomunicador”: Explaining the Complicated So Anyone Can Understand”, Frank J. Pietrucha disse:
” para ser melhor nesta parte, trabalhar em formas de encontrar pontos em comum com o seu público e desenvolver empatia com eles. “
Frank J. Pietrucha
Sim, é difícil. E requer trabalho. Mas falhe isto e nenhuma quantidade de dados vai importar.
Enquadre-o
O transporte dos dados por detrás de qualquer argumento, posição, perspectiva, projeto de arquitetura, caso, modelo ou produto exigirá algum tipo de estrutura. Essa estrutura dependerá em grande parte do público, do que se sabe sobre eles, e de como eles provavelmente quererão consumir a mensagem.
Armou-se com dados. Sabe como é a audiência. Mas não se pode regurgitar os dados. Dados são dados. Está tentando transmitir informação. Mesmo que esteja utilizando dados em bruto como parte da mensagem, ainda assim tem de estruturá-los para que apoiem o ponto que está tentando fazer e ressoem com o público.
Isto requer um enquadramento. A estrutura pode ser tão simples. Soa irreverente, mas é a estrutura mais simples que existe. Com mais experiência vem a capacidade de estruturar histórias de acordo com estruturas normalmente utilizadas, tais como a análise SWOT, as Cinco Forças de Porter, as Cadeias de Valor, a análise PEST, o BCG Growth-Share, o Current State-Future State-Roadmap, a Análise de Lacunas e outras. Google estes se não estiver familiarizado. São realmente úteis. De fato, inicie uma biblioteca de dispositivos e guarde-a em algum lugar onde possa sempre aceder a ela.
A estrutura da história, o encadeamento de dados para apoiar a forma como o público mais provavelmente será capaz de a consumir… absolutamente crítico para convencer alguém de que sabe do que está falando.
Mas embora as estruturas sejam úteis para estruturar a narrativa, podem muitas vezes tornar-se fins para si próprias, em vez de meros meios. Limite-se a 1-3 enquadramentos em qualquer argumento dado. Mais do que isso e a história torna-se confusa.
Pergunte ‘E então?
Um argumento orientado para os dados que visa o público e que está bem estruturado, só conseguirá até agora um Arquiteto Empresarial. A história não é particularmente útil, a menos que faça uma pergunta ao público ou responda a uma pergunta que este já tenha. Por outras palavras, a menos que tenha valor.
Um método para chegar ao âmago da questão é fazer a pergunta “E então? Por exemplo, digamos que os dados de estudo de tempo e incidentes nos mostram que, para reduzir o número de bilhetes abertos contra a aplicação xyz, o desenho da IU precisa ser alterado para facilitar aos utilizadores a conclusão de uma encomenda. Esta é a história que está contando aos intervenientes reunidos. Sim, é apoiado por dados do ServiceNow ou de qualquer outro lugar. Bem, pergunte a si mesmo, e depois? O que é que isso significa ou implica para o público? Por que é que eles devem se preocupar? Neste caso, pode significar que é necessário um investimento por parte de alguma equipe, ou que é necessária uma análise mais aprofundada para se poder estabelecer a causa raiz, ou outra coisa qualquer.
Perguntar e responder às perguntas “e daí?” antes de apresentar. Se conseguir responder a essa pergunta, terá uma melhor compreensão das razões pelas quais o público deve se preocupar. Tem mais hipóteses de os envolver e de manter o seu interesse. Se conhecer as perguntas “e daí?” e responder na sua apresentação, então o público saberá por que é importante para eles ou o que lhes está pedindo que façam. No mínimo, abriu a porta a uma conversa valiosa sobre o caminho a seguir.
O Arquiteto da Empresa precisa se perguntar por que é que alguém se preocupa com o tema em questão. Se “e depois?” pode ser perguntado em qualquer ponto da história, a história está incompleta e a apresentação pode descarrilar.
Seja Humano
Sejamos honestos, nem todos são bons a reconhecer a forma como se deparam com os outros. Os Arquitetos de Empresas são normalmente bons comunicadores e capazes de traduzir conceitos técnicos para as empresas e vice-versa. Mas podem muitas vezes estar nas suas próprias cabeças, usar a sua própria linguagem, e ser vistos como sérios demais… como Professores ou Académicos ou Consultores de Gestão. O pior é serem percebidos pelo público como tendo algum tipo de agenda escondida.
Uma história pode ter a base de dados, ser orientada para a capacidade de consumo do público, alavancar uma estrutura e ser valiosa para aqueles que a ouvem, e ainda assim cair por terra. A última peça é simples. É ser um ser humano.
Ser humano neste contexto significa que, embora o tema possa ser sério e complexo, pode haver espaço para a leviandade. Significa que embora os membros da audiência possam ter necessidades conflituosas, há espaço para a discussão e a cordialidade. O absolutismo é geralmente uma má ideia. Uma linguagem técnica arcaica que ninguém consegue compreender é contraproducente. O objetivo de contar a história, em primeiro lugar, é convencer, ligar ou confirmar. Ser o tipo de pessoa que ninguém quer estar por perto não é útil.
Em resumo, para que um Arquiteto de Empresa seja melhor a apresentar, há 5 coisas principais a considerar:
Obter Dados: Tem de ter a sua história enraizada em dados de apoio de algum tipo Conhece o Teu Público: Empregar empatia para compreender as pessoas com quem está falando Enquadre-o: Alavanque uma das estruturas comuns para estruturar a sua história Pergunte “E então?”: Se não puder responder porque é que alguém se deve importar, ninguém Seja Humano: tente contar uma piada ou algo parecido. Não é um robô. Há muitas outras dicas e truques e o que não é ser melhor a comunicar. Mas para os Arquitetos de Empresas que são chamados a abordar muitas áreas temáticas díspares a diferentes níveis de detalhe, estes cinco passos permitirão uma melhor transmissão de ideias, uma melhor recepção de propostas e pedidos, um melhor valor entregue pela Arquitetura de Empresas.
