10 Erros de automatização para evitar

10 Erros de automatização para evitar

A automatização, se mal executada, pode ter impactos negativos na utilização de dados, processos, moral dos funcionários e satisfação dos clientes.

A automatização promete melhorias significativas de custo, qualidade e rapidez, mas a realização desses benefícios requer um plano de ação por parte dos executivos e dos líderes de TI, que é responsável por erros comuns. Este é especialmente o caso agora que a hiperautomação está aumentando e a TI está gerindo múltiplas iniciativas de automatização simultâneas.

Um inquérito recente da Gartner mostra que quase 60% das organizações estão prosseguindo, em média, quatro ou mais iniciativas de hiperautomação simultâneas. “Os líderes devem tratar a automação como um princípio a ser abraçado, e não como um projeto a ser feito e devem estar conscientes dos erros comuns que podem conduzir a falhas”, diz Nicole Sturgill, VP Analista da Gartner.

Erro Nº 1: Apaixonar-se por uma única tecnologia

Uma vez que uma organização tenha adquirido e implementado com sucesso uma ferramenta específica de automatização de processos, tal como a robotização de processos (RPA), é natural que os colegas queiram adotá-la mais amplamente. “Contudo, a abordagem errada é conduzir a automação a partir de uma única perspectiva tecnológica. Em vez disso, liderar com o resultado comercial e depois alinhar o conjunto correto de ferramentas”, diz Sturgill.

Ação: Construir uma caixa de ferramentas de tecnologias que forneçam um conjunto mais abrangente de capacidades para alinhar com uma gama flexível de resultados de negócios e abordagens de redesenho.

Erro Nº 2: Acreditar que o negócio pode automatizar sem TI

Cada vez mais utilizadores empresariais acreditam que a adoção de RPA e aplicações de low-code/no-code não requerem a assistência de TI. Mas os utilizadores empresariais podem não saber como funcionam os registos de clientes e de dados, por exemplo, e há um risco de tratamento incorreto da informação. Além disso, essas aplicações são integradas com outros sistemas, que requerem atualizações regulares. Quando a equipe de TI não está envolvida, as alterações durante as atualizações não passam, causando processos falhados.

Ação: Estabelecer e financiar um centro de automatização de excelência, muito semelhante a um centro de excelência DevOps, que inclui indivíduos que possuem coletivamente uma variedade de competências e conhecimentos organizacionais, tais como competências analíticas e de mapeamento de processos, competências técnicas, conhecimentos empresariais e experiência de governação de TI.

Erro Nº 3: Pensar em automação é sempre a solução

A automatização pode ser a melhor opção a longo prazo para processos empresariais e de TI, mas os líderes não podem simplesmente utilizá-la para cobrir lacunas num processo mal concebido. A automatização não se destina a compensar falhas nos sistemas ou a adiar a substituição do sistema; utilizar a automatização dessa forma apenas prolonga a vida das aplicações herdadas, criando economias que mascaram as ineficiências subjacentes.

Ação: Avaliar os benefícios e desvantagens da automatização em relação à substituição do sistema, funcionalidade acrescentada e estratégia de integração.

Erro Nº 4: Não envolver todas as partes interessadas

A automatização, por natureza, tem um amplo impacto na empresa, o que significa que deve envolver as partes interessadas de toda a organização na tomada de decisões e assinar o contrato. Por exemplo, se a adoção de novos processos de automatização alterar a natureza dos papéis das pessoas, envolver RH; as alterações aos direitos de acesso e IDs, ou os requisitos do servidor devem envolver segurança ou TI.

Ação: Atribuir a responsabilidade da gestão das partes interessadas a um membro específico da equipe dentro do centro de automatização de excelência.

Erro Nº 5: Não dedicar tempo suficiente aos testes

As tecnologias de automação só funcionam quando os algoritmos e regras estão exatamente corretos. As tecnologias podem parecer fáceis de utilizar, mas são impiedosas quando programadas incorretamente. Podem destruir muito rapidamente os dados comerciais e falhar na entrega do resultado comercial desejado.

Ação: Assegurar que os testes examinam o processo de ponta a ponta e não se limitam a verificar as funções de automatização e programação. Testar e auditar exaustivamente a integridade dos dados ao executar a sua seleção de ferramentas de automatização.

Erro Nº 6: Desperdício de esforço em processos demasiado complicados

Por vezes, as organizações encontram-se num pântano ao automatizar um processo. Isto acontece mais frequentemente quando os processos não são bem documentados ou compreendidos, se o fluxo de trabalho não é consistente ou se há demasiadas variantes no processo de tomada de decisão. Não perca tempo e esforço ao não parar prontamente tais processos.

Ação: Desenvolver um conjunto de regras ou diretrizes para abandonar processos e tarefas mal preparados para a automatização. Por exemplo, basear as diretrizes no número de etapas do processo, no número de integrações necessárias ou na clareza do processo existente.

Erro Nº 7: Tratar a automatização como uma simples replicação de tarefas

A utilização de ferramentas de automatização para copiar exatamente o que está a ser feito manualmente, perde um benefício crítico da automatização – melhorar o processo de ponta a ponta para criar uma melhor experiência do cliente e do empregado. Se o redesenho do processo não fizer parte do processo de automatização, poderá usar a ferramenta de automatização errada e perder o resultado comercial que espera alcançar.

Ação: Ao procurar implementar novas ferramentas de automatização de processos, avalie e aplique primeiro uma metodologia de reengenharia de processos, como o Six Sigma ou o pensamento de concepção, para assegurar que a automatização possa produzir resultados da melhor forma possível.

Erro N.º 8: Falha de monitorização na pós-produção

Tal como qualquer implementação de sistema, os projetos de automação exigirão um extenso envolvimento “prático” de TI após a implementação. Por exemplo, para a implementação de RPA, estabelecer uma avaliação contínua, monitorização e verificações de qualidade regulares para assegurar que os robôs tenham sido corretamente programados e continuem a funcionar como esperado. Isto evita enormes tarefas de limpeza de dados.

Ação: Globalmente, estabelecer procedimentos de pós-produção para permitir aos gestores de operações monitorizar e auditar continuamente as ferramentas de automatização.

Erro Nº 9: Usar a métrica errada para medir o sucesso

É típico medir aplicações e ferramentas tecnológicas para garantir que estão funcionando como concebidas. No entanto, isto não reflete se o projeto é ou não bem-sucedido. Medir o impacto nos processos e na empresa como um todo é a chave para o sucesso da automatização.

Ação: Centrar a medição do sucesso da automatização nos KPIs que quantificam especificamente o resultado comercial que a implementação da automatização deve alcançar.

Erro Nº 10: Ignorar a cultura e o impacto dos empregados

Embora seja fundamental concentrar-se em como adotar e escalar a automatização, é igualmente importante considerar o impacto nos empregados, especialmente se os papéis forem eliminados ou reimaginados.

Ação: Antecipar como os empregados podem reagir e certificar-se de que as suas equipes de automação comunicam ativamente como irão implementar a mudança, envolvendo gestão da mudança e RH, quando necessário.

Em suma:

• 40% das organizações têm quatro ou mais iniciativas de hiper automação simultâneas em curso, com algumas organizações a executar 15 projetos ao mesmo tempo.

• As falhas resultam tipicamente de três tipos de erros – na abordagem, implementação e impacto.

• Para assegurar o sucesso, dê prioridade a iniciativas de automatização que produzam resultados comerciais claros e quantificáveis e para as quais os recursos já existam dentro da sua organização.